Wozu mehrere Mandanten von Office 365? Fünf häufige Szenarien

Um die Sicherheit zu gewährleisten, sieht Microsoft bei Office 365 vor, dass die Unternehmen in separaten Mandanten arbeiten. Aus verschiedenen Gründen benötigen manche Unternehmen jedoch mehr als einen Mandanten oder integrieren mehrere Mandanten über Unternehmensgrenzen hinweg.

multi-tenant office 365 | Binary Tree

Im Folgenden finden Sie die fünf häufigsten Szenarien, die wir bei unseren Kunden beobachtet haben. Dieser Überblick ist der erste von sechs Beiträgen, in denen diese Szenarien genauer betrachtet werden. Mit der Veröffentlichung der einzelnen Beiträge werden wir in diesem Beitrag eine entsprechende Verlinkung erstellen.

Anwendungsfall 1: Fusionen und Übernahmen

Dies ist das häufigste Szenario. In diesem Fall verwenden zwei oder mehr Unternehmen vor einer Fusion oder Übernahme bereits Office 365. Da IT-Abteilungen vor einer Fusion meist nicht viel Zeit zur Verfügung steht, müssen auch nach der Fusion häufig noch mehrere Office 365-Mandanten verwaltet werden. Es kann Monate oder sogar Jahre dauern, bis alle mit demselben Mandanten arbeiten. 

Anwendungsfall 2: Unternehmenspartnerschaften, Allianzen und Joint Ventures

Manchmal ist es erforderlich, dass Unternehmen für einen bestimmten Zeitraum oder langfristig zusammenkommen und zusammenarbeiten. Beispielsweise, wenn zwei oder mehr Anwaltskanzleien gemeinsam eine Sammelklage bearbeiten. Oder wenn regionale Krankenhäuser bei der Bekämpfung von ansteckenden Krankheiten in ihrem Einzugsgebiet zusammenarbeiten. Hersteller und Lieferanten arbeiten möglicherweise gemeinsam an einem komplexen Produkt.

Anwendungsfall 3: Einhalten von Datenhoheitsvorgaben

In manchen Ländern ist es nicht legal, persönliche Daten der Bürger außerhalb der Grenzen des Landes oder der Region zu speichern und zu teilen. Eine Bank aus der Schweiz darf Kundendaten beispielsweise nicht außerhalb der Landesgrenzen teilen. Aber was passiert, wenn diese Bank ebenfalls eine Niederlassung in den USA hat? Die amerikanischen Angestellten dürfen keinen Zugriff auf die schweizerischen Daten haben. Es werden zwei Office 365-Mandanten benötigt, um die Datensätze zu trennen.

Anwendungsfall 4: Ethische Barrieren, um die Risiken von unternehmerischen Interessenkonflikten zu minimieren

In manchen Branchen ist es erforderlich, die Kommunikation zwischen verschiedenen Mitarbeitertypen zu limitieren, um Interessenkonflikten vorzubeugen. Dies ist eine gängige Praxis bei Wirtschaftsprüfern, Unternehmensberatungen, Investment-Banken, Kanzleien und Medienunternehmen. Im Bildungsbereich kann dies auch relevant sein, wenn es darum geht zu verhindern, dass Studenten ohne Termin persönliche Nachrichten oder Videoanrufe an den Rektor der Universität senden können.

Office 365 verfügt über Funktionen, um solche Barrieren einzurichten. Manche Organisationen bevorzugen es jedoch, die Mitarbeiter physisch auf verschiedene Mandanten aufzuteilen. 

Anwendungsfall 5: Trennung der Aufgaben von Systemadministratoren

Schließlich kann es auch wünschenswert sein, die Systemadministratoren auf verschiedene Mandanten aufzuteilen, um Grenzen zwischen Abteilungen, Tochtergesellschaften, Regionen oder anderen funktionalen Gruppen zu etablieren. So können die Administratoren jeweils ohne Überschneidung das eigene Gebiet verwalten. Es ist beispielsweise nicht förderlich, wenn die Administratoren in Japan Berechtigungen für Benutzer in Brasilien modifizieren können. 

Office 365 bietet zwar rollenbasierte Zugangskontrollen (Role-Based Access Controls, RBAC) an, diese sind jedoch begrenzt und umfassen nicht alle Dienste. Die Kontrollen für Skype for Business unterscheiden sich beispielsweise von denen für Exchange Online. Unter Umständen sind also verschiedene Office 365-Mandanten erforderlich, um die Aufgabenbereiche der Administratoren zu trennen. 

Herausforderungen bei mehreren Mandanten

In allen genannten Fällen sollen die Benutzer der unterschiedlichen Mandanten dennoch als einheitliche Gruppe funktionieren. Die Benutzer sollen einander einfach E-Mails zuschicken, sich in einem geteilten Verzeichnis finden und Termine unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit planen können. Bei Benutzern auf unterschiedlichen Office 365-Mandanten ist es jedoch nicht einfach, eine Zusammenarbeit über Mandantengrenzen hinweg zu ermöglichen und zu erhalten. Außerdem müssen die Benutzer der unterschiedlichen Mandanten unterschiedliche E-Mail-Domänen in den E-Mail-Adressen verwenden. Diese Beschränkungen bilden bei der Zusammenarbeit als Team besondere Herausforderungen.

Was können Sie dagegen tun?

Wenn Sie sich in einer vergleichbaren Situation befinden, kann Binary Tree Ihnen helfen. Unsere cloudbasierte Plattform Power365 ermöglicht Ihnen die Integration einer beliebigen Anzahl an Mandanten. Die Nutzer verbleiben bei getrennten Mandanten – doch Sie können ihnen unkompliziert eine nahtlose Zusammenarbeit, eine einheitliche E-Mail-Domäne, einheitliche Verzeichnisse und gemeinsame Frei/Gebucht-Kalenderinformationen ermöglichen.

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